Tipps und Tricks für Budget-Meetings – Teil 2

Das Budget-Meeting gehört zum Alltag jedes größeren Unternehmens. Ob nun zum Setzen von Budget-Zielen oder zur Überwachung der Einhaltung des Budgets, Meetings mit dem Schwerpunkt Budget-Management stehen immer auf dem Programm. Auf welche wiederkehrenden Fragen beim Budget Meeting sollten wir uns vorbereiten?

Welches Ziel verfolgt das Budget-Meeting?

Schon in unserem ersten Teil zu „Tipps und Tricks für Budget-Meetings“ sind wir darauf eingegangen, dass es unterschiedliche Gründe gibt, aus denen Budget-Meetings abgehalten werden. Um Meetings dieser Art so effektiv wie möglich zu machen, sollte das Ziel so früh wie möglich klar sein.

Welche Eckdaten des Budgets sind bekannt?

Historische Daten lassen immer Projektionen zu, aber häufig liegen auch aktuelle Zahlen zu Ausgaben und Einnahmen vor, die zur Beantwortung dieser Frage genutzt werden können.

Welche wichtigen Termine und Meilensteine gibt es?

Schon im Vorfeld können wichtige Termine (wie etwa der Beginn einer speziellen Saison) dazu genutzt werden, um das Budget zu überwachen und weitere Meetings einzuberufen, sollte dieses überschritten werden.

Zusätzlich können spezielle Meilensteine (Produkteinführungen, Umsätze …) als Rahmen für die Budget- und Terminplanung herhalten.

Von wem wird das Budget abgesegnet und evtl. angepasst?

Wer ist eigentlich verantwortlich für Absegnung und Einhaltung des Budgets? Gibt es evtl. ein Budget-Komitee, welches klare Aufgaben hat oder werden Verantwortungen erst im Verlauf des Meetings verteilt?

Wie viele Meetings gibt es jährlich und wann wird das nächste Meeting abgehalten?

Häufig werden Budget-Meetings quartalsweise abgehalten und meist ist der erste Folgetermin bereits zum Zeitpunkt des Meetings veranschlagt – informieren Sie Ihre Teilnehmer über die wichtigsten Termine.

Darf das Budget außerhalb von Meetings diskutiert werden?

Nicht zu vernachlässigen ist, dass es oftmals eine Art Schweigepflicht im Hinblick auf das Budget gibt. So dürfen Budgetangelegenheiten meist nur mit Mitgliedern des Budget-Komitees und verantwortlichen Personen außerhalb von Meetings diskutiert werden. Sollte es solche Pflichten geben, weisen Sie in Ihrem Meeting explizit darauf hin.