Tipps und Tricks für Budget-Meetings – Teil 1

Das Budget ist einer der Hauptgründe, aus denen Meetings abgehalten werden. Auch diese Meetings wollen effektiv durchgeführt werden und sollen zu konkreten Ergebnissen führen. Unsere Tipps und Tricks für Budget-Meetings helfen Ihnen dabei, Ihre Budget Meetings besser zu machen.

Welches Ziel wird mit dem Budget-Meeting verfolgt?

Auch beim Budget-Meeting stehen Sinn und Zweck im Zentrum der Vorbereitung. Je genauer wir wissen, was wir mit unserem Budget-Meeting erreichen wollen, desto genauer können wir uns darauf vorbereiten – und je genauer wir uns vorbereiten können, desto effektivere Resultate können wir erzielen.

Hier ist eine kleine Auswahl von typischen Gründen für ein Budget-Meeting:

 

Budget-Planung

Die Budget-Planung geht eigentlich jedem Projekt voraus. Meetings zu diesem Zwecke beinhalten vor allen Dingen die Ideenfindung und die Sammlung von Informationen. Welche Kosten sind zu erwarten, welche potenziellen Kosten könnten hinzukommen und welche finanziellen Mittel können bereitgestellt werden?

Dies sind die typischen Fragen in einem Meeting zur Budget-Planung.

Um sie zu beantworten, sollten Sie in der Vorbereitung historische Daten recherchieren, Experten aus jedem Bereich ihres Unternehmens einladen, die mit ihren Kenntnissen auch aussagekräftige Informationen zur spezifischen Budget-Planung beitragen können und mögliche Gebühren, Strafzahlungen und rechtliche bzw. staatliche Regulierungen ermitteln.

 

Budget-Erstellung

Erst bei dieser Form des Budget-Meetings wird ein konkretes Budget erstellt, welches später auch verabschiedet werden kann. Diese Art des Meetings sollte als Folge-Meeting der Budget-Planung verstanden werden und alle dort zusammengetragenen Informationen berücksichtigen.

Zusätzlich zur Präsentation der Ergebnisse aus der Budget-Planung wird bei einem solchen Meeting schließlich auch die Zielsetzung für das Budget definiert.

 

Budget-Evaluation

Bei der Evaluation des Budgets wird erörtert, ob die Budget-Ziele erreicht wurden bzw. erreicht werden können. Zum einen können hier die Angestellten und Mitarbeiter bezüglich auftretender Probleme und Erfolge befragt werden. Zum anderen können solche Meetings aber auch genutzt werden, um Stakeholder und Investoren über Projektverlauf und Budgetentwicklung zu informieren.