Einen Meeting-Plan erstellen

 

Das Meeting selbst zu planen und zu strukturieren ist oftmals gar nicht so schwer. Jedoch stellen sich viele die Frage, wann sie Meetings abhalten sollten und wie diese in einen übergeordneten Meeting-Gesamtplan passen können.

 

 

Warum ist es wichtig die Meetings insgesamt zu planen?
Die meisten Teams starten mit Enthusiasmus in ihre Projekte. Und bei den Meetings wird ein fester wöchentlicher Termin vereinbart, der auch strikt eingehalten wird. Doch sehr schnell erlebt man in der Praxis, dass entweder die eingeplante Zeit für das Meeting zu knapp oder viel zu lang ist.
Meetings eine Struktur zu geben hilft da alleine nicht weiter. Der gesamte Meeting-Kalender muss ebenfalls strukturiert werden – doch wie geht das genau?

 

 

Schritt 1: Arbeit abstecken
Zuerst müssen Sie die Arbeit abstecken, die das Projekt wahrscheinlich in Anspruch nehmen wird. Wenn es um die Meetings geht, sind natürlich vor allem die Aufgaben bedeutsam, die im Team erledigt werden müssen oder im Allgemeinen von mehreren Kollegen abhängig sind.
Vernachlässigen Sie daher die Aufgaben, die in Eigenverantwortung von einem einzigen Kollegen abgearbeitet werden.

 

 

Schritt 2: Kategorien erstellen
Gruppieren Sie die einzelnen Aufgaben, die notwendig sind, um das Projekt erfolgreich abzuschließen. Die entstandenen Gruppen dienen Ihnen dann als Themenschwerpunkte für die einzelnen Meetings.

 

 

Schritt 3: Schätzen Sie den Zeitrahmen ab
Es ist nicht immer möglich genau festlegen zu können wie lange eine Aufgabe dauern wird, aber Sie können dies zumindest schätzen.
Wichtige Aufgaben können zum Beispiel wöchentlich im Meeting diskutiert werden, für langfristige Aufgaben genügen Statusupdates und eventuell monatliche Diskussionen.

 

 

Schritt 4: Meetingdauer festlegen
Nach Schritt 3 fällt es Ihnen leicht einen groben Zeitrahmen für die einzelnen Meetings festzulegen, der sich auch am Bedarf orientiert.
Sind in dieser Woche mehrere kurzfristige Aufgaben relevant, kann das Meeting auch mal länger dauern. Sind hingegen nur die langfristigen Projekte in Arbeit, kann das Meeting vielleicht sogar ausfallen.

 

 

Schritt 5: Anpassen des Gesamtplans
Reagieren Sie von Woche zu Woche flexibel auf neue Entwicklungen, nutzen Sie aber immer wieder den zuvor erstellten Gesamtplan als Hilfe.

 

(Bildquelle: StockPhotoSecrets.com - BildID: ING_19064_05570)