Die Phase vor dem Meeting

 

Bereits vor dem eigentlichen Meeting beginnt das Meeting für den Veranstalter. In dieser Phase wird geplant und prognostiziert – hier werden die Weichen für den Erfolg gestellt. Doch wie können Sie die Chancen auf Erfolg beim Meeting durch eine gezielte Planungsphase erhöhen?

 

 

Definieren Sie Ziele
Nutzen Sie Ziele, um Erfolg überhaupt erst messen zu können. Bereits vor dem Meeting sollten Sie Ihr Primärziel und weitere Sekundärziele kennen. Richten Sie an ihnen Ihre Vorgehensweise bei der Vorbereitung aus.
Greifen Sie dann zu Beginn des Meetings wieder auf sie zurück und versuchen Sie gemeinsam mit den Teilnehmern diese Ziele zu erreichen.

 

 

Überraschungen oder Vorhersehbares?
Gerade wenn es um kreative Inhalte geht, sind Überraschungen in einem Meeting angebracht. Versuchen Sie also vorab auch mal Inhalte des Meetings geheim zu halten, um so unkonventionelle Ideen bei den Teilnehmern heraus zu kitzeln.
Sollte es sich jedoch um ein Meeting handeln, indem es nicht primär um kreative Ideenfindung geht, macht es mehr Sinn den Teilnehmern Zeit für Vorbereitungen zu lassen. Kommunizieren Sie hier offen die Inhalte im Vorfeld, um Überraschungen zu vermeiden.

 

 

Strukturen bilden und aufzeigen
In jedem Meeting tauchen Fragen auf. Versuchen Sie deshalb eine Struktur zu finden, die Raum für Fragen zulässt. Planen Sie dafür einen exakten Zeitraum ein, den Sie auch strikt einhalten.
Zu Beginn des Meetings können Sie dann darauf hinweisen, dass Raum für Fragen am Ende eingeplant ist.

 

 

Mitschriften, Unterlagen, Handouts und Co.
Stellen Sie vorab sicher, dass genügend Unterlagen für jeden Teilnehmer zur Verfügung stehen. Klären Sie auch gleich am Anfang des Meetings, wer für die Mitschriften verantwortlich ist und wie diese im Anschluss an alle verteilt werden können.

 

 

Technik und Veranstaltungsraum
Machen Sie sich – sofern möglich – im Vorfeld mit dem Veranstaltungsraum und der benötigten Technik vertraut. Gerade hier geht oft wertvolle Zeit verloren, und durch unsachgemäße Handhabung der Technik entsteht häufig ein unvorbereiteter Eindruck.

 

(Bildquelle: ISS_5139_00252)