So funktioniert das Kick-off-Meeting

Das Kick-off-Meeting ist der Startschuss in ein neues Projekt. Damit dieser nicht zum Rohrkrepierer wird, sollte das Meeting gut geplant und noch besser durchgeführt werden. Hier unsere Tipps für ein erfolgreiches Kick-off-Meeting:

 

 

Erstellen Sie einen Ablaufplan und halten Sie sich daran
Beim Kick-off-Meeting wissen die meisten Teilnehmer noch nicht wo die Reise hingehen soll. Daher ist es umso wichtiger, dass Sie durch einen roten Faden einen verlässlichen Anhaltspunkt für die Inhalte des Meetings bieten.
In der Praxis hat sich folgender 10-Punkte-Plan bewährt:

 

1. Begrüßung der Teilnehmer
2. Vorstellung des Projekts und der Verantwortlichen
3. Ziele aufzeigen und Erwartungen kommunizieren
4. Projektplan offenlegen
5. Rollen- und Aufgabenverteilung klären
6. Zuständigkeiten abgrenzen
7. Methoden vorstellen
8. Kommunikationswege präsentieren
9. Auf Feedback eingehen und Begeisterung schüren
10. Verabschiedung

 

 

Was ist beim Kick-off-Meeting besonders wichtig?
Projektnamen festlegen: Der Name des Projekts sollte schon vor dem Kick-off-Meeting feststehen – viele große Unternehmen nutzen zunächst „Working Title“, die nicht zwangsläufig das Resultat des Projekts, wie etwa das fertige Produkt, beschreiben. Oftmals ist der Working Title ein Tier- oder Stadtname, der symbolisch für das Projekt steht.

 

 

Motivieren vor informieren: Die Motivation der Teilnehmer ist gerade beim Kick-off-Meeting besonders wichtig. Im Verlaufe des Projektes werden sich Informationen und Inhalte sowieso noch verändern. Im Zweifel sollten Sie also lieber einen Schwerpunkt auf die Motivation legen, statt auf die Vermittlung von Informationen.

 

 

Rolle, Aufgaben, Zuständigkeiten: Oft resultieren ineffektive Kommunikationswege aus einer unklaren Rollenverteilung. So kommen sich verschiedene Zuständigkeiten ins Gehege, Aufgaben sind nicht abgegrenzt und Verantwortungen unklar. Ziehen Sie deshalb früh genug klare Linien bei der Rollenverteilung.

 

 

Zeitrahmen kommunizieren: Wichtig ist auch die Festlegung eines ungefähren Zeitrahmens. Am besten präsentieren Sie diesen im Zusammenhang mit der Darstellung der Projektziele. Sicher werden während des Projektes noch Herausforderungen auf den Zeitrahmen zukommen, aber dennoch sollten Sie von vornherein mutig sein und konkrete zeitliche Angaben machen.

 

(Bildquelle: ISS_00906_14661)