Meeting-Notizen anfertigen

Die sogenannten Meeting Minutes sind keine Last, sondern ein effektives Tool, um das Optimum aus dem Meeting, nach dem Meeting zu machen. Hier zeigen wir ihnen wichtige Schlüsselfragen und Tipps, die Sie bei ihren Notizen zum Meeting beachten sollten.

 

Planen Sie voraus
Die Vorbereitung ist auch hier ein wichtiger Schritt. Planen Sie Format und Struktur Ihrer Notizen vorab, um Zeit während und nach dem Meeting einzusparen. Versuchen Sie auch verschiedene Punkte bereits abzuhaken, sofern schon vor dem Meeting klar ist, wie Notizen zu diesen aussehen sollten.
So können Sie zum Beispiel häufig die wichtigsten Daten, wie Datum, Zeit, Ort und Teilnehmer bereits vor einem Meeting klären und müssen dann nicht während des Treffens kostbare Zeit darauf verwenden.

 

Beantworten Sie grundlegende Fragen
Jedes Meeting ist anders, aber dennoch folgt jedes Meeting derselben Struktur. Daher sind die grundlegenden Fragen eigentlich für jedes Meeting gültig. Zu diesen gehören etwa:

 

1. Wann fand das Meeting statt?

 

2. Wer nahm teil?

 

3. Wer war abwesend (und warum)?

 

4. Welcher Kernpunkt wurde beim Meeting diskutiert?

 

5. Auf welche Lösung hat man sich geeinigt?

 

6. Welche Handlungsschritte wurden vereinbart?

 

7. Wer ist für die Handlungsschritte verantwortlich?

 

8. Wurden Materialien beim Meeting verteilt (wenn ja, welche)?

 

9. Gibt es Besonderheiten, die festgehalten werden sollten?

 

10. Wurde ein Follow-Up-Meeting vereinbart (wenn ja, für wann)?

 

 

Effektive Notizen anfertigen
Bleiben Sie bei den Formulierungen immer positiv und vermeiden sie unwichtige Details. Es ist zum Beispiel nicht so wichtig, welche Teilnehmer welchen Standpunkt bei einer Diskussion vertraten. Viel wichtiger ist, worum es ging und zu welcher Lösung man gekommen ist.
Darüber hinaus ist es wichtig, sich nicht in Details zu verlieren. Niemand erwartet, dass sie wie ein Stenograph alles aufzeichnen. Es geht um die Schlüsselpunkte, die das Meeting schließlich auszeichnen. Sie sollten es sein, die auch die Meeting-Notizen ausmachen.

 

 

Üben Sie
Der beste Tipp ist immer der, einfach so oft zu üben wie möglich. Je öfter Sie Notizen bei einem Meeting anfertigen, desto besser werden Sie dabei und desto mehr entwickeln Sie auch ein Gespür dafür, was wirklich wichtig ist und was nicht.

 

 

 

(Bildquelle: Stockphotosecrets.com ID: 02H49549)