Die ultimative Eventplanungs-Checklist (Phase 3)

In der letzten Phase der Eventplanung ist nochmals Konzentration aufs Detail gefragt. In den ersten beiden Phasen konnten wir erfolgreich die Grundlagen bilden, aber in dieser Phase kommt alles zusammen.

 

Phase 3 – Die Handlungsplanung

In der dritten Planungsphase müssen wir nun alle Vorüberlegungen und Planungsschritte der vorherigen Phasen verbinden, um erfolgreich den letzten Schritt der Planung zu überstehen.

 

Schritt 10 – Zeitplanung festlegen

Bei all unseren Überlegungen hat die zeitliche Komponente noch keine große Rolle gespielt. Dies ändert sich in diesem Schritt mit der Erstellung einer Agenda. Legen Sie in diesem Schritt den Ablauf soweit möglich fest und schätzen Sie den jeweiligen Zeitaufwand für unterschiedliche Abschnitte des Ablaufs ein. Dies wird Ihnen vielleicht nicht immer sofort möglich sein, aber selbst eine grobe Schätzung hilft hier weiter.

 

Schritt 11 – Personalbeschaffung

Das Personal trägt natürlich seinen Teil zu einem gelungenen Event bei und verdient daher einen eigenen Arbeitsschritt in der Planung. Denken Sie hier nicht nur an die offensichtlichen Planstellen, sondern auch an das Reinigungspersonal, die Sicherheitskräfte und Hostessen.

 

Schritt 12 – Werbung und Branding

Nun ist die Zeit gekommen Ihr Event populär zu machen und die vorher definierte Zielgruppe zu erreichen. Überlegen Sie in diesem Schritt mit welchen Werbemitteln Sie dies am besten erreichen können und in welchem Umfang Sie diese einsetzen müssen und können. Denken Sie dabei an Give-Aways, Banner, Flyer, die Gestaltung der Einladungen und auch die Namensschilder für das Event.

 

Schritt 13 – Buchung

Erst jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, an dem die Buchung stattfinden sollte. Neben Catering, Security und Reinigungspersonal sollten Sie eventuell in dieser Phase auch schon die Sitzpläne erstellen und die Gäste für die Programmabläufe einplanen.

Gerade in diesem Schritt kommt das Budget wieder ins Spiel, welches an der ein oder anderen Stelle die Planung ein wenig durcheinander wirbeln kann. Lassen Sie sich davon aber nicht entmutigen und drehen Sie an passender Stelle an einer Stellschraube, bis Ihre Planung wieder in Einklang mit dem Budget ist.

 

(Bildquelle: Fotolia.com - Chuenmanuse)