Die ultimative Eventplanungs-Checklist (Phase 2)

Nachdem Sie die erste Phase vor dem eigentlichen Event erfolgreich geplant haben, beginnt auch schon Phase 2, die natürlich ebenso viel Aufmerksamkeit bei der Planung verdient hat.

 

Phase 2 – Die Rahmenplanung

In Phase 2 befinden wir uns zeitlich gesehen immer noch vor dem Event, aber inhaltlich sind wir bereits mittendrin. Denn jetzt geht es um die Rahmenbedingungen, die wir natürlich am besten planen können, wenn SiePhase 1 intensiv abgeschlossen haben.

 

Schritt 6 – Rahmenprogramm definieren

Das Rahmenprogramm bleibt vielen Eventteilnehmern im Gedächtnis und bestimmt damit den Eindruck auf das gesamte Event. Überlegen Sie sich, welches Rahmenprogramm zu Ihrer Zielgruppe passen könnte, welche Künstler Sie eventuell einladen oder welche Show ideal wäre. An dieser Stelle sollten Sie natürlich auch schon die technischen und logistischen Möglichkeiten beachten. Bei der Wahl der Location in Phase 1 haben Sie auch wichtige Informationen zur Machbarkeit des Rahmenprogramms erhalten.

 

Schritt 7 – Catering

Fast noch mehr als das Rahmenprogramm ist die Verpflegung während des Events ein prägender Faktor. Schließlich müssen wir alle essen und trinken, warum das Catering also nicht zu einem positiven Erlebnis machen und es ebenfalls an der Zielgruppe orientieren?

 

Schritt 8 – Gestaltung

Dieser Schritt wird oftmals lange aufgeschoben und manchmal sogar komplett vernachlässigt, dabei spielt er eine ebenso bedeutsame Rolle, wie Catering und Programm. Stellen Sie sicher, dass Raumgestaltung, Dekoration, Tischanordnung und alle anderen gestalterischen Aufgaben Ihren Vorstellungen entsprechen und orientieren Sie auch diesen Schritt an den voraussichtlichen Eventteilnehmern.

Sorgen Sie auch bereits jetzt schon dafür, dass alle materiellen Voraussetzungen gegeben sind, um die Gestaltung auch umsetzen zu können.

 

Schritt 9 – Angebote einholen

Der letzte Schritt der zweiten Phase muss in enger Abstimmung mit dem Budget getätigt werden. Holen Sie in diesem Schritt so viele Angebote wie möglich ein und wählen Sie die Anbieter, welche Ihre Vorstellungen umsetzen können und logischerweise das Budget dabei nicht sprengen.

 

(Bildquelle: Fotolia.com - jannoon028)