Die ultimative Eventplanungs-Checklist (Phase 1)

Mit unserer ultimativen Checklist für die Eventplanung bereiten Sie Ihre Unternehmensveranstaltung ideal vor, unabhängig von Branche, Firmengröße oder Standort. In Phase 1 befassen wir uns mit der Planung vor dem eigentlichen Event.

 

Phase 1 – Planung vor dem Event

Vor dem Event werden häufig die wichtigsten Entscheidungen getroffen. Doch leider nehmen sich viele Eventplaner für diese Phase nur wenig Zeit. Gehen Sie jeden einzelnen Schritt unserer Checkliste für diese Phase durch und nehmen Sie sich am besten so viel Zeit für die Planung, bis Sie alle möglichen Alternativen durchgegangen sind.

 

Schritt 1 – Grund des Events definieren

Was ist Sinn und Zweck Ihrer Veranstaltung? Wieso findet das entsprechende Event statt und welche Erwartungen haben Sie? Versuchen Sie hier so konkret wie möglich zu werden und Schwerpunkte im Bereich Teambildung, Kundenbindung und Motivation zu finden.

 

Schritt 2 – Zielgruppe definieren

Für wen ist Ihr Event hauptsächlich ausgelegt? Wen möchten Sie unbedingt einladen bzw. mit dem Event ansprechen? Mit welchem Umfang ist bei dieser Zielgruppe zu rechnen? Welche Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und Sponsoren sind nötig? Bei der Definition Ihrer Zielgruppe sollten Sie natürlich Sinn und Zweck des Events berücksichtigen.

 

Schritt 3 – Budget und Kosten abschätzen

Die Kosten sind vorab nur schwer zu bestimmen, aber es sind mit Sicherheit vorsichtige Schätzungen möglich. Beim Budget sind die Vorstellungen zu Beginn meist sehr viel deutlicher umrissen. Versuchen Sie in jedem Fall beide Punkte so genau wie möglich zu definieren.

 

Schritt 4 – Termin finden

Finden Sie den passenden Termin für Ihr Event. Beachten Sie dabei Feiertage, Urlaubszeiten, Schulferien und Konkurrenzveranstaltungen. Überlegen Sie auch, ob Ihre Zielgruppe eventuell an bestimmte Termine gebunden ist.

 

Schritt 5 – Wahl des Eventortes

Welche Veranstaltungsorte stehen zur Verfügung? Welche dieser Orte stehen in Einklang mit den vorherigen Punkten? Reicht Ihr Firmengelände aus oder benötigen Sie einen speziellen Eventort? Ist Indoor oder Outdorr geeignet und wie sieht es mit der Gastronomie aus?

 

(Bildquelle: Fotolia.com - Andrey Popov)