E-Mails an einen Kollegen weiterleiten oder nicht?

Der E-Mail Verkehr nimmt einen großen Teil des Arbeitstages in Anspruch. Viele Kunden haben Fragen an Sie, Lieferanten möchten Termine bestätigen und Partner über den Stand der Dinge informiert werden. Da erscheint es nur logisch, dass wir nach einer Möglichkeit suchen, Zeit zu sparen. E-Mails an einen Kollegen weiterzuleiten ist aber nicht immer die beste Lösung dafür.

 

E-Mails an Kollegen weiterleiten – die Vorteile

Wir sparen viel Zeit, wenn wir E-Mails weiterleiten. Zeit, die wir nutzen können, um Arbeit zu erledigen, die wirklich nur wir erledigen können. Immer wieder die gleichen Kundenanfragen zu beantworten, kann sehr leicht an einen Mitarbeiter aus dem Kundenservice übergeben werden und Terminanfragen lassen sich ebenso einfach von einem Kollegen abarbeiten. Warum sollten wir uns also damit aufhalten?

In manchen Fällen helfen wir sogar dem Absender einer Mail, wenn wir seine Mail automatisch an die richtige Stelle weiterleiten. Denn nicht immer sind wir auch der richtige Ansprechpartner für eine bestimmte Fragestellung. Daher kann eine automatische Weiterleitung einer Mail sogar eine Win-Win-Situation sein, bei der wir Zeit und der Absender Klarheit gewinnt.

 

E-Mails an Kollegen weiterleiten – die Nachteile

Bestimmte E-Mails werden nicht zufällig direkt an uns gesandt, der Absender möchte ganz speziell mit uns Kontakt aufnehmen. Leiten wir eine solche Mail automatisch weiter, ohne sie selbst jemals zu Gesicht zu bekommen, können wir eine Chance, vielleicht sogar einen Kunden verpassen.

In einigen Situationen helfen uns Mails auch dabei schneller zu reagieren, wenn sie nicht den Umweg über einen Kollegen machen müssen. Es gibt sogar die Fälle, in denen wir durch eine Mail Einsichten erlangen, die wir dringend benötigen. Wird diese Mail zunächst automatisch weitergeleitet, gehen eventuell Informationen auf dem Kommunikationsweg verloren, die für uns wichtig sind.

 

Fazit

Es gibt Vor- und Nachteile einer automatischen Weiterleitung. Da wir vorher leider nicht wissen können, was in einer Mail steht, sollten wir eine Weiterleitung eigentlich nur einsetzen, wenn wir auf unserer Webseite auch ein Filtermodell installiert haben, mit dem wir E-Mails eines Absenders bereits thematisch einordnen können.

Hier helfen Formularvorlagen mit einem Dropdown-Menü, die verschiedene Themen zur Auswahl für den Absender bieten. Hiermit können Sie Themenbereich mit niedriger Priorität vorselektieren und bedenkenlos weiterleiten, während sie sich um die wichtigen Themen selber kümmern.

 

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