Die perfekte „Wir sind im Urlaub“ E-Mail schreiben

Sie stehen kurz davor die nächsten Wochen in den wohlverdienten Urlaub aufzubrechen und sind deshalb die nächsten Tage nicht erreichbar? Lassen Sie Ihre Kunden nicht im Regen stehen und informieren Sie sie mit einer effektiven Antwort-Mail.

 

Tipp Nr.1: Automatische Antworten nur 1-mal versenden

Ihre Kunden und Businesspartner zu informieren, weshalb Sie kurzfristig nicht erreichbar sind, ist wichtig, aber mit zu vielen Meldungen und automatisierten Antworten wirken Ihre gut gemeinten Mails wie Spam.

Stellen Sie daher Ihren E-Mail Service so ein, dass pro Kontakt nur eine Nachricht versendet wird. Die meisten Anbieter ermöglichen die Einstellung dieser Funktion mit nur wenigen Mausklicks.

 

Tipp Nr.2: Kommen Sie früher wieder

Sie sollen natürlich niemals das Vertrauen Ihrer Kunden oder Ihrer Partner missbrauchen, aber mit einem kleinen Trick, der ein wenig wie eine Notlüge wirkt, können Sie sich ein bisschen Zeit verschaffen, um nach Ihrer Rückkehr alles Notwendige erledigen zu können.

Geben Sie in der Nachricht, die Sie versenden, einfach ein späteres Rückkehrdatum an. So können Sie sich ein oder zwei Tage im Büro freimachen, an denen Sie sich um die eingegangenen Mails kümmern. Damit überraschen Sie Ihre Kontakte positiv, da Sie sich früher als erwartet um die Anfragen gekümmert haben.

 

Tipp Nr.3: FAQs und hilfreiche Seiten

Helfen Sie Ihren Kontakten auch in Abwesenheit. Die häufigsten Fragen an Sie werden vielleicht bereits auf Ihrer Homepage irgendwo beantwortet, eventuell sogar in einem eigenen FAQ.

Leiten Sie mit der Antwort-Mail alle Anfragen an das FAQ weiter, so können Sie die meisten Mails trotz Abwesenheit „abarbeiten“ und Ihren Kunden und Geschäftspartnern wird geholfen.

 

Tipp Nr.4: Kein Small Talk

Vermeiden Sie Small Talk und versuchen Sie nicht unnötig witzig zu sein in ihren Antwort-Mails. Die Kontakte haben nach einer Antwort für ihre spezifische Frage gesucht und sind sicher ein wenig enttäuscht, dass ihnen erst nach dem Urlaub geholfen werden kann.

Versuchen Sie deshalb die Zeit der Kontakte nicht mit unwichtigem Small Talk oder ausufernden Formulierungen zu stehlen. Bleiben Sie also so kurz und knapp wie möglich.

 

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