Das ideale Event Programm planen

Das Eventprogramm ist für viele der Kernpunkt der gesamten Eventplanung. Mit dem Programm verbringen Planer die meiste Zeit, da eben auch die Eventteilnehmer mit dem Programm überzeugt werden sollen. Worauf genau sollten Sie achten, wenn Sie Ihr Eventprogramm planen und wie können Sie sicherstellen, dass es zu einem Erfolg wird.

 

Vor dem Eventprogramm

Vor der Planung des Eventprogramms müssen Sie natürlich noch andere Eckpunkte für Ihr Event planen. Zwar ist das Programm ein äußerst bedeutender Faktor für Ihren Eventerfolg, aber eben nicht alles. Eine erfolgreiche Programmplanung ist immer Teil einer erfolgreichen Eventplanung. Stellen Sie also sicher, dass Sie vor lauter Planung des Programms die anderen Eckpunkte Ihres Events nicht vernachlässigen.

 

Das Programm planen

  • Zunächst sollten Sie Ihr Budget für das Programm festlegen. Welche finanziellen Mittel stehen zur Verfügung? Benötigen Sie eventuell einen Co-Sponsor oder können Sie von Partnern und Organisationen profitieren? Vergessen Sie bei all dem nicht Mietkosten, Marketingaufwand und Logistik.
  • Kontaktieren Sie anschließend die wichtigsten Experten, wenn es ums Programm geht. Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie bereits den ungefähren Zeitplan für das gesamte Event im Hinterkopf haben.
  • Prüfen Sie eventuelle Konflikte im Zeitmanagement, damit Sie bereits in der Planungsphase darauf reagieren können und sich gegebenenfalls nach Programmalternativen umsehen können.
  • Holen Sie sich Hilfe. Versuchen Sie so viele Dinge wie möglich an Helfer zu delegieren. Nicht jeder ist ein Experte in Rechtsfragen oder kann die besten Deals verhandeln. Nutzen Sie das Knowhow Ihrer Helfer, um optimale Ergebnisse zu erzielen.

Den Inhalt des Programms planen

Struktur und Ablauf des Eventprogramms sind eine Sache, der Inhalt aber eine ganz andere. Sie können noch so professionell an die Planung und Umsetzung herangehen, wenn die inhaltliche Ausrichtung Ihres Programms nicht zum Event und vor allem zu Ihrer Zielgruppe passen, werden Sie Ihre Eventziele nicht erreichen können.

Beachten Sie also immer die Wünsche und Erwartungen der Eventteilnehmer bei der Planung des Programminhalts. Womit rechnet Ihre Zielgruppe wahrscheinlich und womit können Sie sie von Ihrem Event überzeugen?

 

(Bildquelle: Dollarphotoclub.com - Supertrooper)