Die wichtigsten Fragen in der Konzeptphase eines Events

In der Konzeptphase wird der Grundstein für den Eventerfolg gelegt und in vielerlei Hinsicht ist diese Phase die alles entscheidende des gesamten Eventmanagements. Wenn Sie also die wichtigsten Fragen in der Konzeptphase eines Events detailliert beantworten können, scheinen alle anderen Phasen der Eventplanung von alleine zu laufen.

 

1. Warum wird das Event abgehalten?

Nicht immer ist der Grund des Events sofort klar. Oftmals müssen Sie etwas tiefer blicken, um die eigentliche Motivation zu finden. Nehmen Sie sich aber die notwendige Zeit für eine zufriedenstellende Antwort. Denn mit dieser steht und fällt Ihr Event, da der Grund nicht nur den Veranstaltungsort und das Thema bestimmt, sondern auch die Zielgruppe.

 

2. Welche Ziele verfolgen Sie mit Ihrem Event?

Ziele müssen messbar sein, damit Sie Ihre Fortschritte und Rückschläge auch erkennen können. Finden Sie daher im Idealfall quantifizierbare Ziele, aber mindestens Ziele, die Sie qualitativ einordnen können. Diese könnten sein:

  • Anzahl der Eventteilnehmer
  • Sponsorenziele
  • Spenden- und Einnahmeziele
  • Profite und Kostenkontrolle
  • Medienpräsenz
  • Merchandising
  • Anzahl der Aussteller
  • u.a.

3. Wie sieht der Umfang des Events aus?

Seien Sie konkret beim Umfang und bestimmen Sie Dauer, Starttermin, Größe und Veranstaltungsort so früh wie möglich. So können Sie die verfügbaren Ressourcen und das Timing abschätzen. Prüfen Sie auch, ob es eventuelle Veranstaltungen Ihrer Konkurrenz zum selben Zeitpunkt gibt und inwieweit Events aus anderen Branchen in Nähe des Veranstaltungsortes einen Einfluss auf Ihr Event haben können.

 

4. Wie sieht Ihr zentrales Thema aus?

Diese Frage beantwortet für Sie viele weitere Fragen bezüglich der Dekoration und Unterhaltung. Hiermit können Sie Tickets, Programme, Uniformen, Dekor, Poster und Merchandising bestimmen und eben auch aufeinander abstimmen.

 

5. Wie sieht Ihr Publikum aus?

Sie halten ein Event für ein spezifisches Publikum ab und genau darauf sollten Sie es auch ausrichten. Welche Voraussetzungen und Erwartungen bringt Ihre Zielgruppe mit und wie werden diese durch Ihre Eventausrichtung bedient?

 

(Bildquelle: Dollarphotoclub.com - maxoidos)