Die Event Infrastruktur

Der Anfang der operativen Planung Ihres Events bezieht sich immer auf die infrastrukturellen Voraussetzungen. Diese bestimmen alle weiteren Planungsaspekte und beeinflussen damit das Gelingen Ihres Events wie kaum ein anderer Planungsfaktor.

 

Der Anfang der operativen Planung Ihres Events bezieht sich immer auf die infrastrukturellen Voraussetzungen. Diese bestimmen alle weiteren Planungsaspekte und beeinflussen damit das Gelingen Ihres Events wie kaum ein anderer Planungsfaktor.

 

Der erste Schritt: Kontaktaufnahme

Zunächst sollten Sie sich mit den verantwortlichen Personen für die Eventlocation und das infrastrukturelle Management koordinieren. Diese haben bereits eine Menge Erfahrungen mit Planung und Durchführung von Events in dieser speziellen Location und können Ihnen daher unter die Arme greifen.

 

Der zweite Schritt: Die Analyse

Verschaffen Sie sich einen Überblick über die vorhandenen Möglichkeiten, aber natürlich auch über die Anforderungen Ihres Events an die Infrastruktur. Hier lohnt es sich bereits ins Detail zu gehen und folgende Punkte zu beachten:

  • Bühnenausstattung
  • Stromversorgung
  • Wasserversorgung
  • Air Conditioning
  • Öffentliche Toiletten
  • Notausgänge und Fluchtpläne
  • Parkmöglichkeiten
  • Öffentliche Transportmittel
  • Beschilderung
  • Technologische Anforderungen
  • Abfallentsorgung
  • Sicherheit
  • Catering

Der dritte Schritt: Die Diskussion

Als nächstes sollten Sie mit den verantwortlichen Personen darüber diskutieren, inwieweit die Location Ihre Anforderungen erfüllen kann. Es ist aber auch wichtig, wie die Erfüllung der Anforderungen umgesetzt wird. Zusätzlich gibt es Fragen bezüglich des Risikomanagements, der geplanten Dokumentation und unterschiedliche Sicherheitsaspekte, die zu diskutieren sind. Stellen Sie auch sicher, dass Sie in dieser, noch frühen Phase der Planung eine Zusicherung für Ihre Ideen bekommen können.

 

Der vierte Schritt: Lizenzen und Angebote

Erst nachdem Sie die Zusicherungen haben, sollten Sie damit beginnen notwendige Lizenzen, zum Beispiel für Sicherheitsbelange und Konstruktionsarbeiten, zu beantragen. Da diese in der Regel nicht kostenlos sind, ist es essentiell, dass sie die infrastrukturelle Planung hier bereits nahezu abgeschlossen haben. Ein gewisser Spielraum ist zwar immer sinnvoll, aber zumindest die wichtigsten Aspekte sollten hier bereits geklärt worden sein.

Nachdem Sie die Lizenzen beantragt haben, können Sie damit beginnen Angebote von Lieferanten und Versorgern einzuholen. Auch hier können Sie von den Erfahrungen des Event-Managements profitieren und vielleicht sogar bei den Kosten sparen.

 

Der fünfte Schritt: Monitoring

Kontrolle und Dokumentation sind in dieser Phase besonders bedeutsam. Stellen Sie sicher, dass Ihre Vorstellungen umgesetzt, die Zeitpläne eingehalten werden und die Kosten nicht über dem Budget liegen. Wenn Sie die ersten 4 Schritte detailliert durchgegangen sind, wird Ihnen mit Sicherheit genau das gelingen.

 

(Bildquelle: Dollarphotoclub.com - kwanchaift)