6 Tipps für ein papierloses Büro

Das papierlose Büro ist auf dem Vormarsch. Zwar werden wir wohl, zumindest in naher Zukunft, immer noch das ein oder andere Dokument ausdrucken müssen, aber bereits heute ist ein papierarmes Büro effektiv umsetzbar.

 

Mit unseren Tipps für ein papierloses Büro sind Sie also nicht vollständig von Druckerproblemen befreit, aber mit den passenden Tools und Apps können Sie den Papieraufwand auf ein Minimum reduzieren.

 

Tipp #1 – Organisation mit System

Beim papierlosen Arbeiten entstehen dennoch unzählige Dokumente, die Sie nicht nur digital aufbewahren, sondern eventuell auch irgendwann wiederfinden müssen. Der wichtigste Schritt für ein papierloses Büro ist daher die Umsetzung eines Ablagesystems, welches wie ein riesiges, aber dennoch übersichtliches Archiv fungiert.

 

Tipp #2 – Nutzen Sie online Tools wie Evernote

Eine Reihe von Tools können online aufgerufen und so von jedem Mitarbeiter angesteuert werden. Eines dieser Tools ist Evernote. Hier können Sie spezielle Notizbücher für bestimmte Projekte definieren, für deren Nutzung Sie die passenden Mitarbeiter freischalten. So hat jede Abteilung ihr eigenes Ablagesystem und der Zugriff ist von einer zentralen Stelle aus geregelt.

 

Tipp #3 – Dropbox als Dateiablagesystem

Auf Dropbox können Sie im Prinzip alle Dateiformate abspeichern und in von ihnen erzeugten Ordnern sammeln, freigeben und bearbeiten. Dropbox funktioniert wie das Ablagesystem auf ihrem Computer, nur, dass Sie die Ordner auch für andere PCs freigeben können. So kann jeder Mitarbeiter online auf diesen Ordner zugreifen und Dateien hinzufügen und bearbeiten.

 

Tipp #4 – Verwenden Sie Smartphone-Apps

Smartphone-Apps zur Texterkennung sind inzwischen äußerst zuverlässig und bieten viele Funktionen für ein papierloses Büro. Eine dieser Apps istTextgrabber. Mit dieser App fürs iPhone lassen sich gedruckte Texte digital erfassen. Nach Erfassung können diese dann bearbeitet, weitergeleitet und sogar in mehr als 60 Sprachen übersetzt werden.

 

Tipp #5 – Unterschreiben Sie digital

Digitale Unterschriften sind mit dem richtigen Programm ebenso gültig wie handschriftliche. Ein Programm für digitale Unterschriften ist SuisseID. Einfach per Post anmelden und schon können sie mittels elektronischer Signatur jedes Dokument unterschreiben.

 

Tipp #6 – Gedruckte Dokumente scannen oder fotografieren

Neben Smartphone-Apps können Sie natürlich auch Scanner und Kameras nutzen, um einkommende Druckdokumente zu digitalisieren.

 

(Bildquelle: Sal Burciaga Dollarphotoclub.com)